ساده ترین راه استفاده از تابع SUM اکسل و تفاوت تابع SUM با تابع SUBTOTAL

شاید ساده ترین مسئله استفاده از تابع SUM اکسل باشد اما همین تابع به ظاهر ساده نکات و ترفندهایی دارد که اگر آنها را ندانید مشکل از با مشکلات بزرگی در اکسل مواجه شوید ، این آموزش رایگان از آفیس باز در مورد تفاوتهای تابع SUM با تابع SUBTOTAL اکسل می باشد.

سریع ترین روش استفاده از تابع SUM اکسل

1- به سلولی که قصد دارید در آن محدوه ای از داده ها را جمع بزنید بروید.

2- کلیدهای ترکیبی Alt + = را بزنید ( کلید ALT را نگه داشته و کلید = را بزنید )

مزایای تابع sum اکسل :

سرعت بالا در استفاده از اکسل و حرفه ای بودن

معایبی که باعث نمایش نتیجه اشتباه می شود :

احتمال وجود داده متنی با ظاهر داده عددی در محدوده اطلاعات

نمایش نتیجه اشتباه در زمان فیلتر بودن

احتمال وجود سلول خالی مابین محدوده داده

احتمال وجود یک کارکتر متنی در کنار عدد که به سختی دیده می شود.

[su_note note_color=”#d9fac4″]تابع SUM اکسل را جدی بگیرید چرا که اشتباه در استفاده از آن نتایج فاجعه بار دارد !! :)[/su_note]

1- وجود سلولی با خاصیت متنی مابین محدوده داده های عددی

تصویر زیر را ببینید ، نتیجه تابع SUM در اینجا باید عدد 10 باشد ، ولی به دلیل متنی بودن I6 ، مقدار وارد شده در آن محاسبه نمی شود.

راه حل ، تبدیل سلولها با خاصیت متنی به عددی در اکسل

• سلول مورد نظر را انتخاب کرده و کلیک رایت کنیم و به Format Cells برویم و خاصیت را به Number تغییر دهیم .
• اگر محدوده داده ها زیاد بود در یک سلول خالی یک عدد 1 را بنویم و مطمئن شویم که خاصیت Number دارد و سپس آن را کپی می کنیم.
• محدوده داده های عددی که احتمال وجود داده متنی به شکل عدد بین آنها وجود دارد را انتخاب می کنیم .
• کلیک راست کرده و گزینه Paste Special را انتخاب کرده و روی گزینه Multiply کلیک می کنیم.

2- نمایش نتیجه اشتباه در زمان فیلتر شدن محدوده داده

در تصویر زیر می بینید، با اینکه جمع محدوده باید عدد 10 باشد عدد 6 نمایش داده شده است .

راه حل ، استفاده از تابع SUBTOTAL اکسل و یا تبدیل محدوده داده ها به جدول

خاصیت تابع SUM اکسل این است که سلولهایی که در زمان فیلتر محدوده مخفی شده اند را هم در نتیجه محاسبه می کند .

تابع Subtotal مشکل را حل کرده و محدوده جمع را متناسب با فیلتر تغییر میدهد .

نحوه استفاده از تابع SUBTOTAL

• روش اول ، محدوده داده را فیلتر کنید و سپس از کلیدهای ترکیبی Alt و = استفاده کنید.
• میبینید که خود اکسل به صورت هوشمند از تابع Subtotal به جای تابع Sum استفاده میکند .
• روش دوم ، تابع را تایپ کنید ، مانند تصویر زیر می بینید که تابع Subtotal امکانات زیادی دارد .
• هر کدام از این امکانات با یک عدد مشخص شده که عدد مربوط به SUM عدد 9 می باشد.

توضیح بیشتر در مورد تابع SUBTOTAL و تفاوت آن با تابع SUM اکسل در ویدیو آموزشی داده شده است

راه دیگری هم وجود دارد :

• محدوده داده را انتخاب کنید
• با زدن کلیدهای Ctrl + T محدوده را به جدول تبدیل کنید .
• مانند تصویر زیر ، زمانی که جدول را انتخاب کرده اید مطمئن شوید که در تب Design تیک گزینه Total Row خورده باشد.

3- احتمال وجود کارکترهایی در کنار داده عددی که به راحتی دیده نمی شوند!

بعضی وقتها حتی با انجام مراحل رفع ایراد برای مشکل یک که بالاتر گفتیم بازهم نتیجه اشتباست مثل تصویر زیر:

اگر تصویر بالا رو با دقت ببینید متوجه میشید که سلول J6 در کنار عدد دو یک تک کوتیشن هم وجود داره و مانع از تبدیل شدن اون سلول به عدد شده.

راه حل ، استفاده از تابع ISNUMBER برای تشخیص اینکه آیا عبارت موجود تو سلول عددی هست یا نه

در کنار سلولی که مشکوک به داشتن داده غیر عددی می باشد تابع ISNUMBER را می نویسم.

اگر نتیجه TRUE بود که هیچ یعنی اون سلول عددی هست .

اگر نتیجه FALSE بود باید مقدار وارد شده داخل اون سلول رو مجددا بررسی کنیم .

نکته : اگر داده ها زیاد باشن راه حلهایی مثل استفاده از تابع SUBSTITUTE هم میتونه استفاده بشه .

[su_note note_color=”#d9edb8″]مهمترین تفاوت تابع SUM اکسل با تابع SUBTOTAL این است که با فیلتر کردن محدوده داده ها جمع اعداد تغییر نمیکند و می تواند مشکل بزرگی باشد!! :)[/su_note]