نرم افزار اکسس از 6 ابزار و یا شیء تشکیل شده که به آنها آبجکتهای اکسس ( Object ) گفته می شود و در این مقاله توضیحاتی در آبجکتهای اکسس خواهیم داد تا در ادامه بهتر بتوانیم از آنها بهره بگیریم و دیتابیس خود را به شکل دلخواه مدیریت نمائیم.
نمای اصلی اکسس
تصویر زیر صفحه اصلی اکسس را نشان می دهد
مجموعه آبجکتهای اکسس به ما کمک می کند تا داده های خودمان را به سلیقه دلخواه مدیریت نمائیم . در ادامه به وظیفه کلی هر کدام از آبجکتها اشاره خواهیم کرد تا ببینیم مایکروسافت اکسس چگونه با استفاده از این ابزارها به راحتی هر چه تمام تر به ما یاری می رساند.
جداول ( Tables )
شاید بتوان جداول را اصلی ترین آبجکتهای اکسس دانست ، چرا که تمام اطلاعاتی که با اکسس مدیریت می کنید در آنها ذخیره سازی می شود و انواع داده ها از اعداد تا تصاویر و آدرسهای اینترنتی را می توان در آنها ذخیره کرد . وقتی جداول اکسس را باز می کنید. متوجه شباهت ظاهری آن با اکسل خواهید شد ، زیرا یک صفحه گسترده در اختیار شما قرار میدهد و می توانید در آن اطلاعات وارد کنید .
ایجاد و ورود دیتا در جداول به ظاهر ساده است و خیلی جاها مشاهده کردم که کاربران فقط از جداول استفاده کرده اند و داده های خود را وارد کرده و آن را در نمای جدول مشاهده می کنند و داده های خود را در آن وارد می کنند ، اما این فقط ظاهر قضیه است چرا که جداول پایه و ستون و دیتابیس شما هستند و استفاده صحیح از آن می تواند تمام قدرت اکسس را در اختیار شما قرار دهد . در بخش های بعدی به نحوه صحیح ایجاد جداول خواهیم پرداخت.
نحوه نمایش جداول
- نمای طراحی یا Design View که در آن باید جدول خود را ایجاد نمائید .
- نمای دیتاشیت که در آن می توانید اطلاعات وارد و یا ویرایش کنید.
اجزای کلی تشکیل دهنده جداول اکسس
- فیلدها ( Fields ) به هر کدام از سلولهایی که در کنار هم قرار دارند فیلد گفته می شود .
- ستونها ( Columns ) در واقع همان فیلد است که در یک ستون قرار دارد .
- رکورد ( Record ) به مجموع فیلدهای که کنار هم قرار دارند رکورد گفته می شود .
کوئری ها ( Queries )
معنوی لغوی کوئری یعنی جستجو یا پرس و جو و مختص اکسس هم نیست و بقیه دیتابیس ها هم بدون کوئری های نمی توانند کارآمد باشند .
مثال کاربردی در مورد کوئریها
فرض می کنیم دیتابیسی از بیماران یک بیمارستان داریم .
حجم زیادی دارند و شخصی وجود دارد که مسئول اطلاعات بوده و می تواند در اسرع وقت به سوالات ما در مورد اطلاعات پاسخ دهد .
به عنوان مثال از ایشان می پرسیم که :
در سال جاری چه تعداد بیمار مراجعه کرده اند ؟
یا چند درصد از بیماران آقا و چند درصد خانم بوده اند ؟
یا اینکه چه تعداد بیمار با علائم سرماخوردگی داشتیم ؟
نام و مشخصات آنها را چاپ کن .
کوئری ها در اکسس دقیقا همین کار را انجام میدهند و ما از آنها سوال می کنیم و بلافاصله بین جداول جستجو کرده و پاسخ سوال ما را استخراج می کنند .
حالا می توانیم قالب و شکل و شمایل یک سوال را با نام کوئری ذخیره کنیم و هر بار آن را باز کردیم پاسخ آن سوال را برای ما نمایش دهد.
در واقع کوئری ها تمام رکوردهای یک یا چند جدول را مورد جستجو قرار داده و رکوردهایی که با سوال ( شرط ) ما همخوانی داشته باشید نمایش می دهد . تصویر زیر نمونه از کوئر می باشد.
نکاتی که در مورد کوئریهای اکسس باید بدانید
- کوئریهای اکسس دارای سه حالت نمایشی هستند
- نمای طراحی ( همان تصویر بالا )
- نمای دیتاشیت ( مانند جداول است )
- نمای SQL که کدهای اس کیو ال کوئری را نمایش می دهد .
- می توان از نتیجه یک کوئری باز هم کوئری گرفت .
- کوئری ها انواع مختلفی دارند و بعد از جداول یکی از مهمترین آبجکتهای اکسس هستند.
- کوئری ها می توانند داخل اطلاعات یک فایل دیگر اکسس هم جستجو کنند .
فرمها ( Forms )
حتما پیش آمده وارد اداره شوید و بگویند که ” این فرم را پر کنید ” اکسس هم همین حالت را دارد ، برای راحتی ورود اطلاعات به جداول آبجکتی را در اختیار شما قرار می دهد به نام Form که وظیفه اصلی آن ورود اطلاعات به جداول است . البته اگر جدول را در نمای دیتاشیت ببینید ، می توانید همانند اکسل در آن اطلاعات وارد کنید اما فرمها مزیتهایی دارند که شما را تشویق به استفاده از آنها می کنند . تصویر زیر نمایی از یک فرم اکسس است.
نکات مهم در مورد فرمهای اکسس
- فرمها از مجموعه کنترلها تشکیل شده و یکی از آبجکتهای اکسس هستند
- در فرمها می توان محاسبات مختلف انجام داد.
- فرمها نماهای مختلفی دارند .
- نمای طراحی ( Design View ) که در تصویر بالا مشخص است
- نمای طراحی ( Layout View ) که ویرایش به صورت زنده انجام می شود.
- نمای نمایشی ، فرم تکی ( Single Form ) که در هر لحظه فقط یک رکورد نمایش داده می شود .
- نمای نمایشی ، دیتاشیت ( Datasheet ) دقیقا مشابه نمای جدول است .
- نمای نمایشی ادامه دار ( Continues Form ) .
- نمای نمایشی دو تکه ( Split Form ) که فرم تکی و دیتاشیت را همزمان نمایش می دهد .
- مبحث فرمها مفصل بوده و در بخشهای بعدی به آن پرداخته خواهد شد.
گزارشات ( Reports )
وظیفه گزارشات این است که داده های موجود در جداول و یا کوئری ها در به شکل قابل چاپ نمایش می دهد .
هر گزارش می تواند نمایش دهنده تمام رکوردهای یک جدول و یا یک کوئری باشد . البته می توان برای خود گزارش هم شروطی تعیین کرد و ومثلا گفت تمام فروشهای مربوط به مشتری شماره 520 را نمایش داده و یا چاپ کند .
انواع مختلفی از گزارشات در اکسس وجود دارد و قابل استفاده است .
مثلا اگر بخواهیم برای قفسه های موجود در انبار برچسب تهیه کنیم می توانیم از گزارشات استفاده کنیم و یا زمانی که میخواهیم فاکتور فروش صادر نمائیم هم نیاز به یک گزارش داریم .
تصویر زیر هم یک گزارش را در نمایی طراحی و چاپ نمایش می دهد .
نکات مهم گزارشات
- گزارشات اکسس در دو نمای چاپی و ریپورت ، نمایش داده می شود .
- در نمای گزارش ، امکان فیلتر کردن و جستجو وجود دارد.
- در نمای چاپی نمی توانید فیلتر انجام دهید.
ماژولها ( Modules )
ماژولها در واقع ظرفهایی برای نگهداری و دسته بندی کدهای موجود در محیط کد نویسی آبجکتهای اکسس می باشد و به عنوان یکی از آبجکتهای اکسس به شما این امکان را می دهد که بتوانید با کدنویسی امکانات برنامه خود را افزایش دهید ، VBA ( Visual Basic For Application ) در واقع محیط ساده ویژوال بیسیک برای گستری برنامه آفیس می باشد که در اکسل و سایر برنامه های آفیس هم وجود دارد اما در اکسس گسترده تر بوده و امکانات زیادی در اختیار شما قرار می دهد .
در محیط اکسس با زدن کلیدهای Alt + f11 و یا رفتن به منوی Database Tools می توانید وارد محیط کدنویسی شوید . این محیط برای خود آبجکتهای مختلفی دارد مانند ماژولها و کلاس ماژولها و .. تصویر زیر نشان دهنده بخشی از یک ماژول است که وظیفه آن تغییر شکل نشانگر موس زمان حرکت روی کنترلهای مختلف است . مثلا وقتی موس روی عکسی حرکت کرد شکل آن به صورت دست تغییر کند.
نکات مهم در مورد ماژولها
ماژولهای رایگان زیادی وجود دارد که می توانید از آنها در برنامه هی خود استفاده کنید.
با ترکیب توابع مختلف می توانید ماژول ایجاد کنید .
اصلا چیز پیچیده ای نیست و نیاز به کمی تمرین دارد 🙂
ماکروها ( Macros )
از آفیس 2007 به شکلی متفاوت و جدی وارد آبجکتهای اکسس شد و در آفیس 2010 تغییر اساسی داشت و تا اکنون آفیس 2021 بخشی از اکسس می باشد ، ماکروها در اکسس بسیار متفاوت با اکسل است و در اکسل شما می توانید اقدام به ضبط ماکرو نمائید ، در حالیکه در اکسس با استفاده از محیط فوق العاده ساده آن می توانید ماکرو نویسی کنید . در واقع با ماکروهای اکسس مایکروسافت قصد دارد کدنویسی VBA را راحت تر کند ، چرا ماکروها تقریبا همان کارایی را به شکل ساده تری دارند ، تا آنجا که شما حتی می توانید ماکروها را به کدهای VBA تیدیل نمایئد . در ماکرو ها دستور برای باز کردن یک فرم به راحتی شکل زیر امکان پذیر است .
هدف از این بخش آشنایی شما با آبجکتهای اکسس بود و قطعا هر مدام از آبجکتها نکات و موارد بسیاری دارد که در ادامه آموزشها به همراه مثال به آنها خواهیم پرداخت .
2 Comments
Join the discussion and tell us your opinion.