برای شروع کار با اکسس ابتدا باید بدانیم که اکسس چیست و تفاوتهای آن را با اکسل درک کنیم و برای استفاده های مختلف بتوانیم گزینه مناسب را انتخاب کرده و استفاده کنیم.
اکسس چیست؟
از نظر من اکسس در واقع پایگاه داده ای است که با مجموعه ای از ابزارها توسعه پیدا کرده و بسیار قوی تر شده است .
در حال حاضر حتی می تواند پاسخگوی شرکتهای متوسط و بزرگ برای نگهداری و دسترسی سریع به اطلاعات باشد .
اکسس فقط یک پایگاه داده نیست!!
- اکسس محیط طراحی جدول دارد .
- شامل محیطی برای گزارش گیری و ساخت پرس و جو می باشد.
- می توان به راحتی در آن فرم طراحی کرد .
- با استفاده از ماکروها بدون دانش برنامه نویسی ، کارهای فوق العاده ای انجام داد.
به طور خلاصه امکانات افزوده شده به اکسس ، خیلی وقته که این پلتفرم محبوب رو از حالت فقط پایگاه داده خارج کرده .
تفاوت اکسس با اکسل چیست ؟ کدام بهتر است
این سوال شاید پرتکرار ترین سوالی باشد که در طول این سالها از من پرسیده شده ، و پاسخ ساده است
مقایسه این دو نرم افزار با هم اساسا درست نیست به این دلیل که اکسل برای آنالیز و تحلیل داده هاست و امکانات آن در صفحات گسترده محدود شده و اکسس برای مدیریت و دسترسی سریع به داده هاست.
به دلیل راحتی در ایجاد جداول و نداشتن محدودیت در تعداد رکورد و سرعت عملکرد در بازخوانی اطلاعات ، اصلا نمی توان این دو را با هم مقایسه کرد. اکسس چیست ؟ جالب است بدانید که اکثر مشتریان ما را کسانی تشکیل می دهند که در حال استفاده از اکسل هستند و با رشد داده های خود و انتظاراتشان ، متوجه می شوند که اکسل دیگر جوابگوی آنها ( در حوزه نگهداری اطلاعات ) نیست و به ناچار به اکسس کوچ می کنند .
مثالی برای روشن تر شدن تفاوت این دو نرم افزار
فرض می کنیم آمار فروش کالاهای شرکتی را در قالب لیست اکسل مشابه تصویر زیر داریم ، و می خواهیم نمودارها و گزارشات مختلف از نحوه عمکرد فروشنده ها و یا میزان فروش کالایی خاص در بازه زمانی مشخص و غیره داشته باشیم .
خب در این مورد بهترین انتخاب برای ما همان اکسل می باشد ، چرا که با انعطاف پذیری بالا و توان تحلیل فوق العاده توسط ترسیم چارتهای مختلف می تواند جوابگوی نیاز ما باشد .
اما به خاطر داشته باشد که در همین مثال هم اگر تعداد رکوردهای ما خیلی زیاد باشد ، بازهم ناگزیر به استفاده از اکسس هستیم . و باید بدانیم که اکسس چیست .
حالا فرض کنید وظیفه مدیریت اطلاعات دانش آموزان یک مدرسه با شما باشد ، در این صورت شما باید :
- دانش آموزان را کلاس بندی کنید .
- کتابهای مربوط به هر پایه درسی را به دانش آموزان همان کلاس اختصاص دهید .
- معلم مربوط به هر کلاس و درس را مشخص کنید .
- نمرات مخصوص به دانش آموزان و همچنین دروس مختلف را وارد کنید .
- رویدادهای انضباطی و مالی و … دانش اوزان را ثبت نمائید .
و کارهای مختلف دیگر که قطعا اکسل برای آن مناسب نخواهد بود و در این حالت اکسس می تواند بهترین انتخاب برای شما باشد ، چرا که در این مثال نگهداری و تفکیک و ارتباط بین اطلاعات بیشتر از تحلیل آنها اهمیت دارد . هر چند در انتها می توانید با خروجی گرفتن نتیجه کار از اکسس به اکسل بازهم از امکانات تحلیل برخوردار شوید.
بالاخره از کدام استفاده کنیم ؟ اکسل یا اکسس
پاسخ این سوال بستگی خیلی زیادی به نوع کار و انتظار شما دارد . و می توان پاسخ آن را در تعریف اکسس و اکسل یافت ، اما در حالت کلی اگر حجم کار شما کم است و تسلط نسبی به اکسل دارید ، خوب اکسل می تواند انتخاب خوبی باشد.
خوب است بدانید اکسل با قابلیتهای مهمی مثل پاور کوئری و پیوت تیبل و امکان ایجاد جدول و … هم قدرت مناسبی برای نگهداری داده ها با حجم کم دارد .
اما اگر بحث شما مدیریت و نگهداری دیتای بیشتری باشد و نیاز به گزارشگیری مداوم داشته باشید ، اکسس را باید انتخاب کنید . تصویر زیر که نظر آفیس باز | مرجع آموزشهای اکسل و اکسس می باشد هم میتواند به شما کمک کند.
نتیجه گیری اکسس چیست ؟
به عنوان کسی که بیش از 10 سال با اکسل و اکسس کار کرده ام و سابقه آموزش در این دو حوزه را دارم ، می توانم بگویم که تسلط نسبی به این دو نرم افزار ، امری ضروری می باشد و خیلی جاها زمان کم و موقت بودن کاری که می خواهیم انجام و دهیم و موارد دیگر باعث می شود که به اکسل نیاز پیدا کنیم و برخی مواقع هم برای کنترل دائمی و حصول نتیجه بهتر لزوم به استفاده از اکسس داریم . پس شدیدا یادگیری هر دو را پیشنهاد می کنم.
2 Comments
Join the discussion and tell us your opinion.